Ar gyfer eglwysi sy’n defnyddio Zoom neu’n ystyried ffyrdd eraill o gysylltu ar-lein, mae mater diogelu yn parhau i fod yn un pwysig. Mae’r canlynol yn grynodeb byr o gamau syml y dylai unrhyw eglwys eu hystyried wrth wahodd pobl i ymuno gyda hwy mewn cyfarfod fideo gynadledda.
Yn erbyn beth rydym ni eisiau diogelu ein hunain? Rhywun â bwriad maleisus yn targedu eich cyfarfod a rhannu cynnwys amhriodol, sarhaus neu hyd yn oed anghyfreithlon.
Deg cam i’ch cadw’n fwy diogel
- Peidiwch â gwneud eich cyswllt cyfarfod Zoom neu’ch codau mynediad yn gyhoeddus.
Mae hyn yn cynnwys postio ar Facebook neu dudalennau gwe oni bai eich bod yn siŵr bod y rhain yn grwpiau caeedig neu breifat. Os gall unrhyw un sydd â’r cyswllt ymuno â’r cyfarfod, sut ydych chi’n gwybod pwy sydd wedi cael y ddolen? Gofynnwch i’r rhai a wahoddwyd i beidio â rhannu’r cyswllt oni bai eu bod yn cael eu gwahodd.
- Creu dolenni cyfarfod newydd a defnyddio cyfrineiriau cyfarfod.
Osgowch ddefnyddio eich rhif ID Cyfarfod personol ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus a chaniatáu i Zoom greu ID newydd ar gyfer eich cyfarfodydd. Dylai pob cyfarfod bellach fod â Cod Cyfrin unigryw i gael mynediad. Mae’n well gan rai pobl anfon hwn mewn neges ar wahân i ddefnyddwyr. Sylwch y gall Zoom hefyd greu cysylltiad hir sy’n cynnwys ID y cyfarfod a chyfrinair. Bydd rhannu hyn yn gyhoeddus yn negyddu eich mesurau diogelwch.
- Defnyddiwch y cyfleuster ‘Ystafell Aros’ i ddiogelu mynediad.
Mae’r ‘ystafell aros’ yn caniatáu i’r gwesteiwr benderfynu pwy y mae’n ei ganiatáu i’r cyfarfod. Os nad ydych yn adnabod y person mae’n hawdd anfon neges iddynt yn gyntaf. Gofynnwch i bobl ddefnyddio eu henwau cywir wrth fewngofnodi ac nid enwau cyffredinol fel ‘Fy iPad’/’Mamgu’.
- Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwybod pwy sydd yn yr Ystafell.
Mae’n arfer da i gadarnhau pwy sydd wedi ymuno â’r cyfarfod, gan sicrhau eich bod yn eu hadnabod. Mae hyn yn anoddach gyda grwpiau mwy ond mae eraill yn gallu rhannu’r cyfrifoldebau cynnal.
- Cloi’r Cyfarfod ar ôl dechrau.
Mae’n arfer da pan fydd y cyfarfod wedi dechrau i wneud ‘Cloi Cyfarfod’ fel na all unrhyw un arall ymuno. Cofiwch, os bydd cyfranogwr yn colli cysylltiad neu’n dechrau’n hwyr am ryw reswm, byddwch angen datgloi’r cyfarfod cyn y gall ailymuno.
- Analluogwch y “Rhannu Sgrin”.
Mae rhannu sgrin yn caniatáu i bob cyfranogwr weld eu sgrin. Fel y gwesteiwr gallwch benderfynu pwy sy’n cael rhannu ei sgrin. Mae sicrhau bod yr opsiwn hwn yn cael ei fonitro’n ofalus yn osgoi unrhyw un sy’n rhannu deunydd amhriodol gyda phawb.
- Distewch ‘All’ i atal ymyriadau
Mae dewis ‘Mute All’ yn caniatáu i’r gwesteiwr ddiffodd unrhyw iaith sarhaus yn gyflym os oes angen. Mae’n arfer da mewn cynulliadau mawr i bawb fod ar ‘Mute’ er mwyn osgoi tynnu sylw at synau cefndir.
- Blwch sgwrsio
Mae hon yn nodwedd ddefnyddiol ond dylech fod yn ymwybodol y gall unrhyw un bostio a gall pawb weld. Dylech fod yn ymwybodol, yn enwedig pan fydd plant neu oedolion sy’n agored i niwed yn bresennol, bod sgwrs breifat wedi’i hanalluogi.
- Os fydd angen, symudwch unrhyw westeion diangen
Fel y gwesteiwr gallwch dynnu person allan o gyfarfod neu ei roi yn yr ystafell aros.
- Trowch i ffwrdd ‘File Transfer & Annotation’
Mae hyn yn atal pobl rhag rhannu lluniau a chynnwys arall yn y blwch sgwrsio. Pan fydd angen, gellir gwneud hyn ar gyfer rhannu dogfennau sy’n berthnasol i’r cyfarfod. Mae diffodd anodiad yn atal pobl rhag tynnu llun/dwdlan ar y sgrin a chamddefnydd posibl.
Gwaith Plant ac Ieuenctid ar Zoom
Cofiwch fod yr HOLL egwyddorion ac ymarfer diogelu rydym yn eu gweithredu er mwyn gweithio gydag oedolion agored i niwed, plant a phobl ifanc YN PARHAU i fod yn weithredol gyda deunyddiau ar-lein a chynulliadau ar-lein.
Mae’r camau uchod yn arbennig o bwysig wrth ddiogelu plant ac oedolion sy’n agored i niwed.
Yn ogystal, plîs nodwch:
- Dylai fod gennych o leiaf 2 arweinydd yn yr alwad ac yn y cyfarfod yn gyntaf.
- Dylech barhau i roi gwybod am unrhyw bryderon drwy eich gweithdrefn adrodd nôl.
- Ni ddylech recordio’ch cyfarfod oherwydd heriau hawl yr unigolyn i breifatrwydd, caniatâd personol a chaniatâd y rhieni, ynghyd â storio data’n ddiogel.