Polisi Preifatrwydd

Mae Undeb Bedyddwyr Cymru wedi ymrwymo i ddiogelu a pharchu eich preifatrwydd a bydd yn cydymffurfio’n llawn â’r Ddeddf Diogelu Data a ddaeth i rym ar 25 Mai 2018 gyda diwygiadau yn dilyn hynny. Rydym yn casglu ac yn cadw data er mwyn ein galluogi i ddilyn ein hamcanion elusennol a byddwn yn cadw unrhyw wybodaeth bersonol sydd gennym yn ddiogel ac yn gyfrinachol. Agwedd allweddol ar y ddeddf hon yw ei bod yn rhoi’r hawl i unigolion gael gwybod sut y caiff eu data personol ei gasglu a’i ddefnyddio ac mae’n ofynnol i ni bennu’r sail gyfreithlon dros brosesu data. 

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu data? 

Rydym yn prosesu gwybodaeth, gan gynnwys unrhyw ddata personol sensitif (sy’n cynnwys cred/ymlyniad crefyddol unigolyn) ar y seiliau canlynol: 

  • Rhwymedigaeth Gyfreithiol (e.e. prosesu gwybodaeth mewn perthynas â Diogelu)
  • Contract (e.e. trydydd partïon sy’n darparu gwasanaeth i Undeb Bedyddwyr Cymru)
  • Diddordeb Cyfreithlon (achredu Gweinidogion a chyfathrebu â deiliaid swyddi eglwysig)
  • Caniatâd (e.e. pan fyddwn yn cyhoeddi gwybodaeth amdanoch): byddwn yn sicrhau eich caniatâd ysgrifenedig mewn modd clir, a’i gofnodi a’i ddiweddaru’n briodol yn ôl yr angen.  (Y mater allweddol o ran y ddeddf a data sensitif yw bod cydsyniad yn glir, a bod unigolion yn glir o ran yr hyn y ceisir cydsyniad yn ei gylch a bod ganddynt ddewis rhydd o ran derbyn ai peidio. Gellir rhoi caniatâd ar lafar hefyd ac os felly bydd UBC yn nodi hyn a’r wybodaeth a ddarperir).     

Diben y datganiad hwn yw dweud wrthych:

  • Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch chi
  • Y modd yr ydym yn storio eich gwybodaeth bersonol
  • Y modd yr ydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol 
  • I bwy y gallem drosglwyddo’ch gwybodaeth

Mae’n ofynnol i’r holl staff lofnodi’r datganiad hwn i gadarnhau eu hymwybyddiaeth a’u bod yn derbyn y polisi’n bersonol.

GWYBODAETH A GASGLWN GENNYCH CHI

Datganiadau Blynyddol gan ein Heglwysi

Bob blwyddyn rydym yn casglu gwybodaeth gan ein heglwysi. Mae hyn yn cynnwys manylion cyswllt (enw, cyfeiriad, cyfeiriad ffôn a chyfeiriad e-bost) ar gyfer swyddogion yr eglwys. Rydym yn cadw’r data hwn er mwyn cysylltu ag eglwysi sy’n aelodau o’r Undeb a Gweinidogion achrededig yr Undeb. 

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r data hwn: Diddordeb cyfreithlon.

Fodd bynnag, byddwn yn gofyn am ganiatâd penodol i wneud y canlynol:

  • cyhoeddi manylion yn y Llawlyfr Blynyddol sydd ar gael i’w werthu i eglwysi BUW a’i dosbarthu i’r sawl a restrir yn Atodiad A, a 
  • rhannu manylion cyswllt â thrydydd partïon/ceisiadau allanol sy’n gysylltiedig ag eglwys (e.e. trefnwyr angladdau) 

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r data hwn: Caniatâd ysgrifenedig.

  • Gwybodaeth gan unigolion ac eglwysi er mwyn prosesu achrediad gweinidogol, ceisiadau am grantiau, ceisiadau am gyflogaeth a thaliadau
  • Gwybodaeth bersonol fanwl, e.e. enwau, rhyw, oedran, statws priodasol 
  • Gwybodaeth bersonol ychwanegol y gofynnir amdani wrth brosesu cais am weinyddiaeth neu gyflogaeth achrededig e.e. hanes addysg a chyflogaeth, y daith i weinidogaeth.
  • Geirdaon personol a phroffesiynol, gwybodaeth gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
  • Lle bo angen manylion banc, manylion yswiriant gwladol, manylion CThEM 
  • Efallai y cawn wybodaeth gan aelodau o unrhyw Undeb Bedyddwyr neu enwad yn y DU neu dramor sy’n aelodau o Ffederasiwn y Bedyddwyr Ewropeaidd, Cynghrair y Bedyddwyr neu Gyngor Eglwysi’r Byd neu sefydliadau addysgol eglwysig eraill, enwadau sefydliadau partner. 

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r data hwn: Diddordeb cyfreithlon

  • Gwybodaeth gan unigolion er mwyn darparu cymorth bugeiliol
  • Fel arfer, bydd cofnod ysgrifenedig yn cael ei gadw o unrhyw gyfarfodydd gan gynnwys unrhyw wybodaeth y gallech ei rhannu gyda ni. 
  • Copïau o ohebiaeth ysgrifenedig y byddwch yn ei hanfon atom.
  • Gwybodaeth a gafwyd gan bartïon perthnasol eraill e.e. mentor, uwcharolygydd y Gymdeithas.

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r data hwn: Diddordeb cyfreithlon

  • Gwybodaeth gan unigolion i hyrwyddo neu dynnu sylw at waith yr Undeb a’i eglwysi
  • Copïo, tynnu lluniau neu fideo o unigolion i’w defnyddio yn ein cyhoeddiadau a/neu wefan.

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r data hwn: cydsyniad.

Fodd bynnag, pan fyddwn yn defnyddio ffotograffau cyffredinol neu luniau fideo o gynadleddau neu seminarau neu gyfarfodydd, byddwn yn gwneud trefniadau priodol i gynghori’r rhai sy’n bresennol y gellid defnyddio deunydd o’r digwyddiad at ddibenion tynnu sylw at waith y UBC/eglwysi ac y dylai unrhyw fynychwyr nad ydynt yn dymuno ymddangos mewn ffotograffau neu luniau gynghori UBC yn unol â hynny. 

  • Gwybodaeth gan unigolion er mwyn anfon deunydd marchnata a gwybodaeth drwy ein cylchlythyr misol
  • Anfonir y rhain unwaith y mis i dynnu sylw at newyddion, digwyddiadau a gwasanaethau a gynigiwn a allai fod o ddiddordeb i unrhyw aelodau o’n heglwysi neu aelodau o’r cyhoedd

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r data hwn: cydsyniad.

  • Gwybodaeth mewn perthynas â chwynion
  • Cedwir cofnod ysgrifenedig o’r holl gwynion a dderbynnir.
  • Gwefan a chyfryngau cymdeithasol

Gellir defnyddio cwcis i storio gwybodaeth amdanoch chi a’ch gweithgaredd. Os ydych am ddileu unrhyw gwcis sydd eisoes ar eich cyfrifiadur, cyfeiriwch at y cyfarwyddiadau ar gyfer eich meddalwedd rheoli ffeiliau i ddod o hyd i’r ffeil neu’r cyfeiriadur sy’n storio cwcis. Os ydych am gyfyngu neu rwystro cwcis porwr gwe sydd wedi’u gosod ar eich dyfais, gallwch wneud hyn drwy osodiadau eich porwr; dylai’r swyddogaeth Help o fewn eich porwr ddweud wrthych sut. Fel arall, efallai yr hoffech ymweld â www.aboutcookies.org  sy’n cynnwys gwybodaeth gynhwysfawr am sut i wneud hyn ar amrywiaeth eang o borwyr bwrdd gwaith.

LLE RYDYM YN STORIO EICH GWYBODAETH BERSONOL

Rydym wedi ymrwymo i storio eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel. Mae hyn yn golygu mai dim ond ein tîm bychan o staff sydd â mynediad. 

Cedwir gwybodaeth ar ein cronfa ddata, ar bapur neu’r ddau. Mae’r holl gyfrifiaduron wedi’u diogelu gan gyfrinair fel y mae ein cronfa ddata. Mae gwybodaeth gyfrinachol wedi’i hamgryptio. Caiff ffeiliau papur sy’n dal gwybodaeth bersonol eu storio mewn cypyrddau sydd wedi’u cloi’n ddiogel. Cedwir allweddi’n ddiogel.

Cedwir gwybodaeth bersonol nes nad oes ei hangen mwyach (sydd yn achos swyddogion eglwys yn golygu pan fyddant yn camu i lawr) a chedwir gwybodaeth ariannol am 7 mlynedd. 

Cedwir gwybodaeth gyswllt allweddol bersonol mewn perthynas â chapeli a’u swyddogion am 2-3 blynedd ar ôl cau ac yna caiff ei harchifo pan gynhelir yr adolygiad cadw data bob 3 blynedd. Yn ogystal, rydym yn cadw ffeiliau capel wedi’u harchifo at ddibenion cofnodion hanesyddol. Cedwir gwybodaeth ariannol am 7 mlynedd. 

I BA DDIBEN YR YDYM YN DEFNYDDIO’CH GWYBODAETH BERSONOL?

  • Cronfa Ddata BUW: Mae’r gronfa ddata yn cael ei defnyddio gan staff swyddfa yn unig ac fe’i defnyddir i alluogi’r Undeb i gyfathrebu’n effeithiol â’i weinidogion a’i eglwysi.
  • Llawlyfr Blynyddol: Cynorthwyo’r Undeb, eglwysi a Chymdeithasau i rwydweithio a chyfathrebu’n effeithiol
  • Prosesu ceisiadau Achredu Gweinidogion
  • Prosesu Bwrsariaethau Myfyrwyr
  • Prosesu Ceisiadau Grant (eglwysi a Chymdeithasau fel arfer)
  • Anfon gwybodaeth mewn perthynas â digwyddiadau, newyddion a diweddariadau gan yr Undeb at Weinidogion, Cymdeithasau ac Eglwysi a Phriod diweddar Weinidogion.
  • Anfon gwybodaeth gan sefydliadau cysylltiedig a thrydydd partïon dibynadwy fel y rhestrir yn Atodiad B.

I BWY YDYM NI’N TROSGLWYDDO EICH GWYBODAETH?

Mewn ymateb i geisiadau penodol gan aelodau’r eglwys, byddwn yn trosglwyddo manylion cyswllt Ysgrifenyddion yr Eglwys, Gweinidogion Achrededig a Gweithwyr Eglwys oni bai eich bod wedi gofyn yn benodol nad ydym yn rhannu eich manylion.

Mewn perthynas â materion achredu – aelodau o unrhyw Undeb Bedyddwyr neu enwad yn y DU neu dramor sy’n aelodau o’r EBF, Cyngor Eglwysi’r Byd BWA neu eglwysi eraill sefydliadau addysgol, enwad neu sefydliadau partner os yw’n briodol. Ni fydd gwybodaeth o’r fath yn cael ei hanfon y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd heb eich caniatâd penodol. 

Yn ogystal, byddwn yn trosglwyddo eich gwybodaeth lle bo angen ar gyfer ein prosesu i’r canlynol:

  • Sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau i ni (fel y Panel Diogelu Rhyng-enwadol, Microsoft, Bublup, Mailchimp)
  • Gwasanaethau cyflogres a gwasanaethau bancio (lle byddwch yn rhoi rhodd i ni neu os ydym yn eich talu am wasanaethau a wneir)
  • Gall achlysuron godi pan fydd yn ofynnol i ni ddatgelu data personol yn ôl y gyfraith, er enghraifft, gorchymyn llys, awdurdod lleol. 
  • ran materion sy’n ymwneud â phlant neu bobl sy’n agored i niwed sydd mewn perygl o niwed neu niwed posibl. Mewn achosion o’r fath, bydd materion bob amser yn cael eu trafod gyda’r swyddog perthnasol o’r Panel Diogelu Rhyng-enwadol. 
  • Eraill a all ofyn am wybodaeth gennym at eu dibenion eu hunain: awdurdodau lleol, yr heddlu, y gwasanaeth tân, adrannau’r llywodraeth, awdurdodau iechyd, meddygon.

Byddai ceisiadau gan yr asiantaethau hyn yn cael eu hystyried fesul achos yn unol â chyfraith diogelu data. 

Unrhyw geisiadau cyswllt cyffredinol eraill sy’n ymwneud â gwaith eglwys ond dim ond os ydych wedi rhoi caniatâd i ni.

Nid ydym yn rhoi allan eich gwybodaeth at ddibenion marchnata na masnachol. 

GWYBODAETH GYFRINACHOL

Pan fyddwch wedi rhoi gwybodaeth i ni yn gyfrinachol, byddwn yn cadw’r wybodaeth hon yn gyfrinachol. Mae hyn yn golygu y byddwn yn ei storio’n ddiogel a pheidio â’i rannu â phartïon eraill oni bai eich bod wedi rhoi caniatâd penodol i ni wneud hynny neu fod dyletswydd statudol neu orchymyn llys i ddatgelu. Lle na allwn ddarparu ein gwasanaethau na’n cymorth i chi oni allwn rannu’r wybodaeth hon ag eraill, byddwn yn mynnu bod unrhyw wybodaeth a rannwn felly yn cael ei chadw’n gyfrinachol gan y personau eraill hynny. Gall eraill ddarparu gwybodaeth i ni sy’n gyfrinachol, yn enwedig at ddibenion achredu neu gymorth bugeiliol i Weinidogion. Pan fydd gwybodaeth yn gyfrinachol, efallai na fyddwn yn gallu rhannu’r wybodaeth na’r ffynhonnell gyda chi. 

EICH HAWLIAU

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â’r data personol a gedwir amdanoch. Gallwch ofyn am gopi o ddata personol amdanoch sydd gennym a sut y caiff hyn ei brosesu. Mae gennych hefyd yr hawl i ddiweddaru, diwygio, cyfyngu neu dynnu caniatâd yn ôl i brosesu eich data ynghyd â’r hawl i ddileu eich data.

Os hoffech arfer eich hawliau yna cysylltwch ag:

 Undeb Bedyddwyr Cymru,

 Y Llwyfan,

Ffordd y Coleg,

Caerfyrddin

SA31 3EQ. 

0345 222 1514

post@ubc.cymru

CEISIADAU AM WYBODAETH

Bydd ceisiadau am wybodaeth yn cael eu prosesu o fewn un mis calendr ac maent yn rhad ac am ddim. 

CYSYLLTU Â NI

Mae croeso i chi gysylltu â ni os oes gennych unrhyw ymholiadau mewn perthynas â’r Datganiad Preifatrwydd hwn yn:

Undeb Bedyddwyr Cymru

Y Llwyfan

Caerfyrddin

SA31 3EQ

0345 222 1514

post@ubc.cymru

CWYNION

Os ydych yn pryderu am y ffordd y mae eich gwybodaeth yn cael ei thrin, cysylltwch, yn y lle cyntaf, ag Undeb Bedyddwyr Cymru, Y Llwyfan, Ffordd y Coleg, Caerfyrddin SA31 3EQ. Ffôn: 01267 245660 E-bost: post@ubc.cymru

Os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon â’r canlyniad, yna gallwch gyfeirio’r mater at yr ICO drwy’r wefan: https://ico.org.uk/concerns/handling/  neu gallwch ffonio’r llinell gymorth ar 0303 123 1113

NEWIDIADAU I’R DATGANIAD HWN

Gall y datganiad hwn newid. Bydd y datganiad cyfredol yn cael ei arddangos ar ein gwefan 

TACHWEDD 2021

Atodiad A

Coleg SWBC

Y Coleg Gwyn

Panel Amddiffyn Rhyngwadol

Grŵp Eglwysi Rhyddion

Eglwys Bresbyteraidd Cymru

Undeb yr Annibynwyr Cymraeg/ Undeb yr Annibynwyr Cymraeg

Llyfrgell Genedlaethol Cymru/ National Library of Wales

Coleg Parc Regent

Y Llyfrgell Brydeinig

Asiantaeth y Llyfrgelloedd Adnau Cyfreithiol

Atodiad B

BWA

EBF

BUGB

SWBA

Cymorth Cristnogol

Cyngor Ysgolion Sul (Cyngor Ysgolion Sul Cymru)

Cytûn

BMS

Dechrau Canu Dechrau Canmol

Cyngor Eglwysi Rhyddion Cymru